Alegerea celor mai bune solutii pentru protectia documentelor

Alegerea celor mai bune solutii pentru protectia documentelor

Exista documente peste tot. Ne confruntam cu ele, avem nevoie de ele, ne ingrozim de ele, zilnic, si ca persoane fizice dar si ca persoane juridice, acasa, la locul de munca, in atat de multe situatii si imprejurari. Ca si angajati, in functie de jobul pe care il avem, putem fi chiar noi ce se ocupa cu realizarea de documente sau cum semnarea, cu aprobarea, cu trimiterea mai departe, aranjarea, arhivarea acestora si tot asa. De la o factura si pana la un bon fiscal, documentele pot purta atat de multe nume diferite si dupa caz pot fi mai mult sau mai putin importante.

De la caz la caz, un document poate fi valabil pe o anumita perioada sau permanent. Sau mai bine spus, poate fi util, relevant, asemeni facturilor, bonurilor fiscale si contractelor incheiate in cadrul unei firme. Astfel, acestea trebuie arhivate si depozitare cu grija in caz ca ar putea fi nevoie de ele candva in viitor, in format fizic, nu doar digital, ca de exemplu atunci cand au loc controale ale autoritatilor.
Cel mai mare dusman al hartiei, din care este realizat orice document in format fizic, este apa. Astfel, acestea trebuie ferite de zonele cu umiditate ridicata si unde poate patrunde apa. Exista totusi unele situatii in care acest aspect poate fi uneori inevitabil, nu neaparat cand acestea se afla in depozitare dar poate cand sunt utilizate si tinute temporar in alte locatii. Putem numi in acest sens doua elemente prin care un document sau mai multe sa fie pastrare in siguranta. Acestea sunt binecunoscutele folii din plastic, pe care multi dintre noi le numim si tiple, alaturi de dosarele din plastic, cu sina si cu perforatii.

Foliile din plastic exista de foarte mult timp, aparute din necesitatea de a oferi documentelor arhivate un grad de siguranta si mai mare si in acelasi timp sa le faca mai simplu de utilizat pentru a nu le mai expune mereu, ori de cate ori ar fi nevoie de acestea. Cat timp un document nu mai necesita modificari, nu mai este nevoie sa me scoatem din tipla si astfel, integritatea sa nu va putea fi afectata de niciun factor de risc.
Prin faptul ca foliile de plastic au si perforatii, ne permite sa le atasam usor la un dosar, de carton sau de plastic, la un biblioraft sau in alte locatii cu sisteme de prindere asemanatoare. Asa ca, nu ar mai fi nevoie nici sa realizam perforatii la foi sau sa le prindem cu un capsator astfel incat, din nou, documentul sa fie afectat cu ceva anume. Numeroase modele de file din plastic pot fi gasite in magazinul Zenon la preturi foarte mici. Acestea se gasesc la seturi ce pot avea un anumit numar de bucati, precum 25. Acestea pot fi de asemenea opace sau transparente, dupa preferintele utilizatorilor.

Un avantaj al acestor folii, precum si al dosarelor din plastic este acela ca, pe langa protectia suplimentara, sunt materiale usoare. Un dosar din plastic este chiar mai usor decat unul din hartie si astfel, putem depozita mai mult intr-un anumit spatiu. Sunt de asemenea si mai flexibile si pot fi reutilizate de multe ori. Pentru o buna manageriere a documentelor, acestea au pe margini spatii unde putem scrie, cu un pix sau marker, astfel incat sa gasim usor ceva anume. Insa, putem scrie usor si direct pe suprafata unei folii de plastic si la nevoie, putem sterge.
Acelasi lucru il putem face si pe dosare din plastic, si acestea avand la randul lor acele spatii pe margine unde se poate scrie. De regula, partea din fata este transparenta iar cea din spate, colorata, gama de culori fiind extrem de variata. Astfel, documentele pot fi clasificate in functie de culorile dosarelor daca nu este vorba despre un numar foarte mare sau situatii mai complexe.

Pentru ca perforatiile sunt oarecum standard, realizate la anumite distante intre ele si de anumite dimensiuni, nu exista probleme in a amplasa foliile de plastic in dosare, indiferent de tipul acestora. Acelasi lucru este valabil si in ceea ce priveste bibliorafturile, care si acestea pot fi gasite in magazinul Zenon, alaturi de multe alte sisteme de arhivare si organizare, de cea mai buna calitate.

Prin expunerea la umiditate, cerneala, fie cea de la instrumentele de scris sau de la echipamentele de printare, se poate imprastia iar scrisul sau alte elemente sa devina de nerecunoscut iar documentul sa nu mai poata fi utilizat deloc. O data documentul inserat intr-o tipla, plasticul se va lipi de hartie si astfel, nu va mai permite accesul altor elemente din exterior atat de usor, gradul de protectie fiind mai mare. Iar daca folosim folii transparente, sau chiar opace, daca acestea sunt deja atasate la un disar sau biblioraft, nu mai este nevoie sa le scoatem cu totul ci mai degraba trebuie doar sa scoatem documentul sau documentele necesare din tiple.

Daca arhivam foliile sau dosarele si in alte spatii unde perforatiile se afla in alte pozitii, putem realiza chiar si noi alte perforatii daca avem la indemana un perforator. Acestea sunt foarte rezistente si nu se vor deteriora atat de usor in urma acestei actiuni sau a altor actiuni mecanice precum manevrarea constanta sau schimbarea documentelor din interiorul unei tiple sau a unui dosar. Un dosar poate avea o capacitate de pana la 30 de coli insa putem introduce la nevoie chiar si mai multe.

Leave a Reply

Adresa ta de email nu va fi publicată.

*